INHOUDSOPGAVE

Inhoud

Lees de handleiding zorgvuldig a.u.b.! Wanneer u niet de nieuwste browsers gebruikt, kan het voorkomen dat bepaalde functies niet werken!

Aanbevolen browsers:

Altijd nieuwste versie van Google Chrome. Gratis downloaden: Chrome downloaden
Altijd nieuwste versie van Mozilla Firefox. Gratis downloaden: Firefox downloaden
Altijd nieuwste versie van Internet Explorer 9+. Explorer gratis downloaden

Beschrijving van het systeem

Stap voor stap

Tijdstip registreren

Eigen boekingen, een tijdstip laten verwijderen

Mijn eigen gegevens

Contact

Bedrijfsgegevens

Correspondentie

Beschrijving van het systeem

Voorstelling en beschrijving van het door Givaudan Nederland BV geïntroduceerde vrachtwagen-tijdvenstermanagement systeem voor leveranciers/fabrikanten. Doelstelling van het systeem is het minimaliseren van wachttijden van de vrachtwagens van de Leverancier/Fabrikant. Elke Leverancier/Fabrikant die naar het magazijn van Givaudan Nederland BV goederen vervoert, moet zijn bedrijf in ons systeem registreren.

Stap voor stap

Log in het systeem in!
Reserveer een tijdstip! (Tijdstip aanvragen) Heel belangrijk! Geef de gegevens van de reservering nauwgezet aan!
Geef documenten die de reservering bewijzen, aan de chauffeur mee. Wanneer wij hem niet ontmoeten, stuur het per e-mail naar ons toe.
Bekijk in het menupunt Eigen boekingen de status van het verladen.
Als u het geboekte tijdstip niet haalt, is de transporteur verplicht om een verwijderingsverzoek in te dienen.
Zware fout! Wanneer u uw tijdstip niet laat verwijderen en uw vrachtwagen niet opdaagt, geldt dit als een zware fout! Dit kan gevolgen hebben!
Verwijderingsverzoeken:
- In het menupunt Eigen boekingen met de knop Verwijderingsverzoek indienen.
- Als de knop niet meer zichtbaar is, dan moet u het laten verwijderen van het tijdstip per e-mail of telefonisch aanvragen.
Ik heb bij de tijdstipreservering een waarschuwingvenster ontvangen
Dit betekent dat er op die zending reeds een tijdstip is gereserveerd. Neem contact met die persoon op en overleg welk tijdstip moet worden verwijderd.

Tijdstip registreren

Tijdstippen kunnen pas vanaf de volgende dag worden geboekt.
De 2 belangrijkste gegevens zijn het palletnummer en het bestelnummer!
Nauwgezet invullen!

Daarna verschijnen de voor het bepaalde interval nog beschikbare tijdstippen in het systeem.

Normaal biedt het systeem afhankelijk van de beschikbare tijdstippen 4 verschillende tijdstippen aan. 2 ‘s ochtends en 2 ‘s middags. Het kan ook meer zijn: Wanneer er bijvoorbeeld een geboekt tijdstip is verwijderd, zal het onder de beschikbare tijdstippen ook verschijnen. Als er minder tijdstippen verschijnen, staan slechts die tijdstippen ter beschikking in het systeem.
Wanneer u hebt beslist welk tijdstip u wilt kiezen, klik op de rechthoek van het tijdstip.

Vervolgens verschijnt het menupunt Bevestigen.
Vul de gegevens naar behoren in.

Legenda

: Als het bestelnummer niet alleen met een vrachtwagen aankomt, moet dit vakje worden aangekruist.

: Wilt u meerdere bestelnummers opnemen, moet u erop klikken.

: Het bestelnummer begint met 4500 of 50.
Het bestelnummer dat met 450 begint, bestaat meestal uit 10 tekens.
Het bestelnummer dat met 50 begint, bestaat meestal uit 8 tekens.

: Klik na het invullen van de gegevens op de knop Bevestigen. Het systeem reserveert ons tijdstip. Vervolgens verschijnt het menupunt Eigen boekingen waar onze reservering al zichtbaar is.

: Svp zorgdragen voor een gasvrijklaring van maximaal 2,5 uur oud.

: Zitter er samples bij de levering?

Waarschuwingvenster, e-mail

Wanneer dit venster bij het bevestigen verschijnt, betekent het dat er op die zending door een ander bedrijf reeds een tijdstip is gereserveerd. Neem contact met dat bedrijf op en overleg welk tijdstip overbodig is en verwijderd dient te worden. Als het overbodige tijdstip in het systeem blijft, maar er komt geen zending binnen, kan het ernstige gevolgen hebben!
Het uitroepteken moet tot het gereserveerde tijdstip verdwijnen!
U kunt het icoon op twee manieren doen verdwijnen.
- Door de dubbele boeking met het ander bedrijf laten verwijderen. - De beheerder van Givaudan kan de waarschuwing na overleg doen verdwijnen.

Deze waarschuwing blijft in het menupunt Eigen boekingen in de vorm van een uitroepteken bestaan. Wilt u dit informatievenster oproepen, klik dan op het uitroepteken.

Over het geboekte tijdstip stuurt het systeem een bericht naar het opgegeven e-mail adres. Deze e-mail moet uitgeprint en door de chauffeur meegenomen worden. Als u het niet meer aan de chauffeur kunt meegeven, stuur het per e-mail naar ons toe. Hij kan op die manier bewijzen dat hij een gereserveerd tijdstip heeft en dat hij op tijd is aangekomen. Dit document moet hij bij aankomst aan het personeel bij de receptie worden overhandigd. De chauffeur dient deze mee te nemen als bewijs en aan de planning te overhandigen. Onderaan het document wordt het tijdstip van aankomst genoteerd, en het moet door beide partijen worden ondertekend.
Wat de vorm betreft, ziet er deze antwoord als volgt uit:

Het personeel bij de receptie kan op basis van de kentekens vaststellen welk voertuig wanneer moet worden binnengelaten. Wijzigt u het kenteken, zult u in elk geval een nieuwe e-mail met het nieuwe kenteken ontvangen.

Eigen boekingen

Hier vindt u alle nodige informatie over de reeds geboekte tijdstippen.
Wanneer de zending het geboekte tijdstip eventueel niet haalt, moet u dat ons op tijd vermelden.
De gereserveerde tijdstippen kunt het menupunt Eigen boekingen laten verwijderen. Het verwijderingsverzoek kan ook worden geannuleerd.
In het menupunt Eigen boekingen kunt u de actuele boekingen alsmede de boekingen in het verleden en de statistieken bekijken.

Legenda

: Voor deze lading is er al een tijdstip gereserveerd.
Wat moet u nu doen? U moet het uitroepteken aanklikken en vervolgens met het bedrijf contact opnemen die vroeger al een tijdstip voor deze zending heeft gereserveerd. Na overleg moet u het overbodige tijdstip laten verwijderen.

: Als de zending het geboekte tijdstip niet haalt, is de transporteur verplicht om een Verwijderingsverzoek in te dienen.
Wat moet u nu doen? Om het tijdstip te wijzigen, klik erop. De Administrator van het magazijn zal uw verzoek zien en binnen een korte wachttijd het tijdstip verwijderen. Wanneer u deze knop niet meer kunt zien, betekent het dat het tijdstip van de levering heel dichtbij is en het tijdstip kunt u alleen per e-mail laten verwijderen.

: Wilt u uw tijdstip toch niet laten verwijderen, kunt u het Verwijderingsverzoek met deze knop annuleren.

: U moet het nieuwe kenteken hier invoeren en opslaan. Het systeem stuurt per e-mail een nieuwe bevestiging toe.

: De zending is op het gereserveerde tijdstip aangekomen.

: De zending is op het gereserveerde tijdstip niet opgedaagd, het is te laat aangekomen.

: De zending is helemaal niet opgedaagd.

: Het systeem houdt een statistiek over de statistieken tijdige binnenkomst van de geboekte zendingen bij.

Mijn eigen gegevens

In het menupunt Mijn eigen gegevens kunt u uw gegevens en wachtwoord wijzigen.

Contact

U kunt met de medewerker van Givaudan die voor het afwikkelen van de vrachtautoladingen verantwoordelijk is, per e-mail contact opnemen. Wij kunnen alleen e-mails met een juist e-mail adres beantwoorden.

Bedrijfsgegevens

Hier vindt u informatie over het bedrijf Givaudan Nederland BV. Dit menupunt bevat ook contactgegevens.

Correspondentie

Automatische correspondentie: Het systeem stuurt automatische berichten in de volgende gevallen:

Bij succesvolle registratie.
Bij activering.
Bij elke tijdstipreservering. Deze brief moet uitgeprint en aan de chauffeur worden gegeven. Bij elke wijziging van het kenteken. Het moet met het gewijzigde kenteken uitgeprint en aan de chauffeur worden gegeven.
Na elk verwijderd tijdstip.

Handleiding website voor leveranciers!

Onze software-pagina

Software informatie

Onze support-pagina

INHOUDSOPGAVE

Inhoud

Beschrijving van het systeem

Stap voor stap

Tijdstip registreren

Waarschuwingvenster, e-mail

Eigen boekingen

Mijn eigen gegevens

Contact

Bedrijfsgegevens

Correspondentie